Um bom sistema ERP garante que uma empresa tenha acesso a todas as informações que precisa para se tornar mais competitiva em seu segmento de atuação. Aliás, no mundo dos negócios, quem tem informação pode mais.

Para que as tomadas de decisões sejam mais assertivas, os gestores precisam das informações certas e no momento adequado.

Contudo, ao analisar o fluxo de trabalho de boa parte das organizações, o que encontramos são departamentos diferentes trabalhando com softwares de vários fabricantes.

Isso acaba por polarizar as ferramentas, o que, consequentemente, dificulta o controle de dados, acesso a números de crescimento e prejudica questões fiscais. Mas é fácil evitar essa falha de comunicação entre os sistemas.

Tudo o que a empresa precisa fazer é centralizar essas informações no mesmo lugar, e a melhor maneira de fazer isso é por meio de um software ERP. No entanto, mesmo que ele seja tão acessível e essencial, alguns gestores têm dúvidas sobre ele.

Se você também precisa saber um pouco mais sobre o assunto, não deixe de ler este artigo até o final.

Vamos explicar o conceito de ferramenta ERP, mostrar sua importância e dar dicas de como introduzi-la no dia a dia da corporação.

ERP: entenda o conceito

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, que em português pode ser traduzido como “Planejamento de Recursos da Empresa”. No Brasil, ele é mais conhecido como “Sistema de Gestão Empresarial”.

Entretanto, independentemente do modo como você o chame, ERP é um sistema de gestão integrado, que funciona por meio de um software.

Uma empresa prestadora de serviço de cabeamento de dados pode usar esse sistema para auxiliar o gerenciamento empresarial, por meio de um conjunto de soluções que integra todos os seus setores, como:

• Finanças;
• Suprimentos;
• Manufatura;
• Vendas;

Todos eles ficam centralizados em um único lugar, o que possibilita o controle total do negócio em uma única plataforma, seja qual for o tamanho da companhia.

Tudo é feito em tempo real, e se a organização pretende ampliar sua produtividade, melhorar a qualidade dos processos ou aprimorar as tomadas de decisões, pode contar com a ajuda deste software.

A importância do ERP para as empresas

Com base na apresentação de seu conceito, não é difícil imaginar porque o sistema ERP pode ser tão vantajoso e importante para os negócios.

Em primeiro lugar, ele é capaz de integrar e unificar todos os dados, funcionando como uma grande base de informações centralizada.

Quando os dados são inseridos no sistema, ficam totalmente disponíveis a quem se interessar por eles, e uma empresa de serviço de guincho intermunicipal não terá problemas com duplicação de dados, desatualizações, entre outros.

Todas as informações inseridas são atualizadas e podem ser acessadas pelos interessados a qualquer momento e de qualquer lugar, o que facilita muito o trabalho remoto.

A mesma situação se aplica à inserção de dados, uma vez que o sistema pode ser atualizado em tempo real.

Os dados da operação ficam integrados em uma única plataforma, o que gera relatórios mais completos e confiáveis, além de permitir uma análise profunda, que embasa melhor as tomadas de decisão.

O sistema ERP torna a troca de informações entre os setores muito mais transparente, promovendo o senso de colaboração entre todos os membros das equipes e oferecendo um panorama completo da situação da companhia.

A organização terá controle total sobre seus recursos, como caixa, capacidade de produção, suprimentos, entre outros pontos essenciais.

A produção consegue acompanhar as vendas com mais facilidade, sendo possível até mesmo mudar o planejamento para se adaptar às novas demandas.

Quando a organização observa todos os processos por meio de uma única plataforma, se torna capaz de visualizar facilmente os gargalos e eliminá-los, tudo por meio de soluções mais eficazes.

O modo como uma empresa de sistema de segurança digital trabalha também melhora, aumentando a produtividade da equipe.

Isso gera impactos diretos no tempo necessário da produção da mercadoria ou para que um projeto seja concluído. Reduzir esse tempo é fundamental para que as tarefas sejam finalizadas em um dia útil.

Quanto mais uma companhia produz, mais lucrativa ela será, portanto, investir em um ERP tipo também é uma forma de aumentar os lucros.

Justamente por contribuir com a eficiência do processo organizacional, acaba por reduzir os custos. Se a gestão é feita por meio de programas paralelos, os custos são elevados por conta da manutenção dos programas e treinamentos para a equipe.

Além disso, ao usar um software ERP, os colaboradores precisam lidar apenas com ele e uma empresa de qualificação de desempenho não precisa arcar com a manutenção de vários sistemas.

Não podemos deixar de mencionar que esse software se adapta à legislação brasileira, lançando atualizações, de modo que a companhia não precisa se preocupar em estar dentro das imposições legais.

Os colaboradores podem acessar o sistema por meio de seus próprios dispositivos, de qualquer lugar. Ou seja, para aqueles que trabalham em casa, é a melhor maneira de ter acesso a todas as informações necessárias, como se estivessem no escritório.

Por fim, por meio desse sistema, a gestão pode ser feita de maneira totalmente remota. Afinal, o gestor responsável consegue analisar dados, relatórios, fluxo de trabalho e ainda pode gerenciar custos e fechamentos financeiros.

Isso ajuda a identificar gargalos e alternativas que otimizam processos e aumentam a performance da corporação.

Só que para aproveitar todos os benefícios deste sistema, é fundamental implementá-lo do jeito certo dentro do negócio.

Como introduzir o ERP ao seu negócio?

Existem alguns passos muito importantes que qualquer corporação, com uma de avaliação de ativos para empresa, precisa seguir. São eles:

1 – Determinar os objetivos e identificar os problemas

O primeiro passo que a corporação precisa dar é identificar seus próprios problemas e os objetivos que deseja alcançar.

Sabendo quais são suas dificuldades e os resultados que almeja, fica mais fácil definir as funcionalidades que a companhia precisa e que fazem sentido para ela.

2 – Fazer uma análise do momento atual

O software escolhido deve ser totalmente compatível com a situação atual do negócio. Só que, além disso, ele precisa acompanhar e favorecer o crescimento da corporação, de maneira escalável.

Em outras palavras, além de atender totalmente às necessidades do momento, o sistema também deve ser implementado de modo a acompanhar as mudanças e o crescimento da companhia.

3 – Planejar e analisar o sistema

Se a companhia já sabe quais são os seus problemas, os objetivos que pretende alcançar, sua situação atual e as perspectivas de crescimento, então chegou o momento de ver as opções desse sistema disponíveis.

Neste caso, uma empresa de blindagem de veículos deve estudar suas funcionalidades, possibilidades de customização, condições e outros aspectos que possibilitem a solução ideal para as necessidades da corporação.

4 – Envolver a equipe

A implantação de um sistema como o ERP vai impactar no trabalho de toda a companhia, por isso, é fundamental contar com os maiores interessados: os colaboradores.

Envolvê-los no processo de implementação é importante porque eles podem contribuir de várias maneiras, por exemplo, identificando gargalos da operação, tarefas que eles acreditam que possam ser automatizadas, dentre outros pontos.

Para fazer isso, uma empresa de consultoria fiscal precisa montar uma equipe com um representante de cada setor, e eles serão responsáveis por levar as ideias de seu departamento.

Dessa forma, é mais simples adequar a solução e tornar o sistema totalmente viável para todos os funcionários, independentemente das tarefas que realizam no dia a dia.

5 – Adaptar a organização

Depois que o software já foi escolhido, chegou o momento de migrar para ele, levando todos os dados da corporação. É muito importante ter atenção nesse processo para que os dados inseridos estejam corretos.

A falta de atenção pode desencadear problemas na análise de dados, uma situação que pode ser difícil de identificar.

Outro ponto importante é que uma instalação elétrica industrial aparente  deve treinar a equipe para que seus funcionários estejam totalmente preparados para lidar com o novo sistema.

Para isso, é crucial contar com um bom treinamento antes mesmo da migração, caso contrário, a rotina operacional pode ser prejudicada.

6 – Contar com o suporte do fornecedor

Depois que o sistema começa a funcionar, alguns problemas podem surgir, além de melhorias necessárias que são identificadas ao longo do tempo.

Tudo isso pode trazer problemas na operação do sistema, e a melhor maneira de lidar com essa situação é contar com o suporte do fornecedor. Portanto, escolha uma empresa que ofereça um suporte completo para o seu negócio.

Considerações finais

O uso de um sistema ERP é um excelente caminho para modernizar as tarefas do cotidiano e reunir todas as informações da companhia em uma única plataforma.

Para aproveitar e extrair todo o potencial dessa ferramenta, é fundamental seguir as dicas que passamos aqui. Seu negócio vai contar com o que há de mais moderno em software de gestão e conquistar um grande crescimento.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.